交运集团(青岛)成为全国首家企业数字档案馆试点单位

2019-08-13 17:42 半岛网阅读 (19656) 扫描到手机

半岛网8月13日消息 在大数据技术日益发展的今天,档案管理工作也需跟随时代的步伐,加入新技术和创新元素。7月24日,数字档案馆建设试点单位评审验收工作在北京召开,经过专家组专业细致的评审,交运集团数字档案馆项目顺利通过验收。根据专家组提出的优化意见,各项改进工作也于近日得以落实到位。这是我国第一个严格按照《企业数字档案馆(室)建设指南》标准进行建设,并通过验收的企业数字档案馆。作为山东省唯一一家试点单位,标志着交运集团档案信息化工作迈上了一个新台阶。在青岛市档案馆和方天科技公司的支持下,围绕青岛市蕴含无限机遇的十五个攻势,交运集团(青岛)运用数字档案馆建设管理手段,以及大数据技术与数字档案馆建设的深层次结合,助推科技引领城建设攻势,为传统企业转型升级注入新动力,用实践践行“不忘初心,牢记使命”的时代要求。

数字档案馆管理平台

创新检索模式 提升管理水平

  据悉,在整个验收过程中,专家组通过听取汇报、审阅试点成果、现场提问等环节,详细了解了交运集团数字档案馆在基础设施建设等方面的情况。专家组认为,交运集团上下高度重视档案工作,主要领导亲自抓,从硬件设备、资金投入、人员配备等方面,给予大力支持,建立了“一层抓一层,层层有落实”的档案管理责任连带机制,为提升档案工作的精细化管理水平奠定了坚实基础。

  交运集团数字档案馆建设呈现出了五个亮点,一是创新检索方式,实现了“标签导航”和“热词”检索;二是创新车辆电子档案管理方式,采取“一车一档,一档N卷”的归档模式;三是创新电子档案划控分级管理共享模式,较好地解决了“信息孤岛”现象;四是创新档案业务远程在线网络化监督管理模式,实现档案管理全覆盖;五是创新业务档案全流程电子化管理,实践电子档案单套制管理。平台亮点突出,区别于传统意义的档案管理,加入了大数据时代的先进理念和技术,将数字档案馆的功能提升到了一个新高度。

平台功能强大 实现信息集成共享

  什么是数字档案馆?数字档案馆是为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

  交运集团数字档案馆规模大、功能强,拥有规范化档案室32个, 档案室库房建筑面积约1000余平方米,馆藏自1950-2019年实体档案近9万卷、26万余件,涵盖管理类、实物类、照片类、音像类等18个门类,馆藏数据包括案卷级目录、文件级目录以及电子文件。

  交运集团数字档案馆实现了全员信息查阅共享,共分两个客户端口,一个是档案管理人员使用,此端口可以实现在线移交、在线归档、在线审批、在线发布、权限管理及在线基层单位监管等功能;另一个是用户端口,用户可以登录阅览档案及数据统计、分析等信息。利用大数据集成和共享的特点,热搜词及日常使用的功能会在首页显示,避免了多次重复查找,节省了人力和时间,让日常查阅更加便捷。

档案室

全力打造核心业务 优化服务流程

  交运集团档案工作的核心业务是车辆档案管理。近年来,集团把公共交通服务作为传统客运转型主要方向,织就了涵盖城区公交、城际公交、城乡公交、镇村公交和定制公交的“大公交”便民网络,对公交车辆档案的数字化管理成为试点建设的重要特色。交运温馨巴士公司作为集团公交客运的主要运营载体,率先启用ERP综合信息管理系统,其中包含着大量的车辆信息。为此,集团决定将档案系统与交运温馨巴士ERP系统的车辆档案进行无缝链接,有效确保车辆档案各类信息的及时纳入、实时更新。通过“一车一档”分类,满足ERP系统中车辆数据定时归档,实现档案的长久保存。

  通过对车辆信息维修大数据的分析,可以得知哪些公司有哪些线路的维修花费较少,并能自动统计出大修、小修、二次维护等数据,有效节约了人力统计成本,优化了服务流程,提升了档案资源建设与利用效益,更好地为高层决策提供参考,为提高效率和节约成本提供必要的依据。

  车辆档案信息的数据化管控为后续的开发利用打下了良好基础,例如:可根据车辆节能记录分析各公交线路的节能情况,根据维修记录分析车辆零部件的维修率、耐用性等情况,让档案数据变为实实在在可利用的生产资源。

奠定发展基石 助力交运转型升级

  2015年,交运集团通过山东省首家档案科学化管理示范单位的测评,同年,提出了“四年四步走”的档案测评目标,并于2017年被命名为“山东省档案工作科学化管理示范系统”,并成为全省唯一一家国家数字档案馆(室)建设试点单位。交运集团自2018年5月全面启动数字档案馆建设试点工作以来,集团领导高度重视,全面推进数字档案馆建设,不断完善规范制度,加大管理创新力度,严格按照国家、省、市档案管理部门要求,将试点建设扎实有效地推进。集团和温馨巴士公司、温馨校车公司、西海岸公司、修理公司、阳光新能源公司,被评为“山东省档案工作科学化管理示范单位”;其余22家单位被评为“山东省档案工作科学化管理先进单位”。2018年、2019年连续两年将数字档案馆建设列入重点工作项目进行重点攻关,集团文化宣传部根据国家档案局下发的数字档案馆建设指南进行统筹推进,大数据中心、温馨巴士公司、修理公司等部门和单位全力配合,形成了群策群力、齐抓共管的数字档案馆建设工作局面,为本次成功通过验收奠定了基础。

  交运集团党委书记、董事长刘永康表示,数字档案馆的试点建设不仅让档案管理变得更具时代感和数据感,更为重要的是改变了传统档案的管理应用思维,今天的数字档案馆与过去相比已经完全不同,档案管理的环境、技术都在变,交运人已经深刻感受到了这种变化,并在不断的学习和改变中适应新时代的档案管理工作。

  作为全国首家通过验收、山东省唯一一家试点单位,交运集团不仅代表着企业自身,更代表着全国的企业档案信息化建设的领先水平。下一步,交运集团以此次成功获评为契机,进一步推进数字档案馆建设,重点加强集团各业务数据的信息化管理,让档案真正成为集团发展的基石及见证,形成在企业数字档案建设方面可学、可鉴的“交运”模板,为企业的转型发展服务,为全行业的数字档案馆建设趟出一条新路子。

  通讯员 徐琨 邢路  记者 徐圆

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