半岛记者 肖玲玲
业主说小区电梯没检修，物业说已经进行维保了，孰是孰非？如果物业能出示电梯维保记录，是否检修一目了然；那如果物业没将维保记录存档呢？矛盾的产生似乎不可避免。由此可见档案的重要性，但很多物业公司却忽视了这一层，而只重视现场。为此，市南区物业办组织开展了档案管理等方面的培训，并制定了设备设施系统管理资料，业主来电、来访记录资料等17项应归档的资料条目，辖区近百家物业公司、200余名物业负责人参加了培训。
“很多物业公司重现场轻档案，只看重保洁、施工等现场，可档案呢？没有图纸及基础资料怎么进行设备管理？没有制度和作业规范怎么进行员工培训？”11月4日，谈起此次集中培训的初衷，市南区物业管理办主任杜希娟坦言是因为在前期检查中，发现不少物业公司存在档案不全的现象，“很多人觉得与实际行动相比，档案记录这种东西不那么重要，但其实业主和物业之间的很多矛盾是可以通过健全的档案管理来规避的。”杜希娟表示，例如小区设施设备的资料，巡检记录，日常检查记录等等，“像电梯维保，可能物业做了但没归档，这样业主有疑问物业却没有相应的记录，很容易引发矛盾。”但如果有档案，就可以即时把资料拿出来核对，“一定程度上从源头处规避业主与物业矛盾的发生。”
据了解，此次培训覆盖了辖区近百家物业公司，有200余名物业管理人员参加。“此次主要是针对老旧小区物业进行培训。”杜希娟表示，老旧小区物业的更换交接使得档案经常断档，“培训一方面是规定了应该记录和保存的档案类别，一方面也强调了保持档案的连续性。”
认识到档案管理的重要性之后，该将哪些资料记录归档也成为不少物业公司头疼的问题，“其实在《山东省物业管理条例》中，也有相关规定，但主要是涉及规划涉及的相关图纸和业主名册等小区前期建设项目，后期管理方面并没有涉及。”杜希娟表示，根据检查过程中发现的问题，他们在该条例的基础上补充了相关问题，总共涉及设备设施系统管理资料（电梯、机械车库、消防、供电），业主来电、来访（求助、报修、投诉）记录资料，秩序维护（作业凭证——巡检记录、整改通知、考核奖惩记录）、专业维修维保（电梯、消防、机械车库）等17项目录明细。
“我们公司一直还都挺重视资料归档这方面内容的。”商业网点物业天福苑小区项目主任惠群告诉记者，完善档案管理，遇到问题也有地方可查。虽然已经认识到档案的重要性，但惠群坦言参加培训后，觉得很多地方还是需要有所完善，“虽然每年都会在小区里进行消防演练，但在消防安全方面的资料归档方面还是有所欠缺，下一步我们会重点完善。”
杜希娟告诉记者，培训结束后，他们给物业公司一定的准备时间，“从本月下旬开始，我们会对辖区内的物业公司进行档案管理方面的检查，重点检查老旧小区。”
物业管理服务档案目录明细 1.施工建设、设备安装等技术资料和图纸
2.竣工验收资料
3.接管验收资料
4.合同资料
①物业服务（含前期）合同
②房屋销售合同（关于物业服务、车位、质量保障责任范围及期限）
③停车服务合同
④公共事业（电、水）合同
⑤ 专业维修维保（电梯、消防、机械车库）
5.业主入住资料
①业主登记表
②业主手册
③验房记录
④管理规约（含公共管理制度与规定）
6.装修管理资料
7.企业管理规章制度及岗位职责
8.作业规范及应急预案
9.证书资料（企业资质证书、岗位资格证书）
10.设备设施系统管理资料（电梯、机械车库、消防、供电）
11.业主来电、来访（求助、报修、投诉）记录资料
12.秩序维护（作业凭证——巡检记录、整改通知、考核奖惩记录）
13.环境维护（作业凭证——巡检记录、整改通知、考核奖惩记录）
14.履行告知（整改通知）、制止和报告义务的文书资料
15.“三公开”等公示与宣传类资料
16.行政文件，包括政策法规及物业办下文等
17.文化建设
[编辑: 刘晓明]
